Month: February 2025

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¿Te enfrentas al doble reto de compartir el conocimiento de tu empresa y disponer de una herramienta de alto rendimiento para el seguimiento de la formación? En SHA tenemos una solución para ti.

SHA es una plataforma que combina funcionalidades de Formación con herramientas de Gestión del Conocimiento. SHA ofrece una solución que fusiona las funcionalidades de un LMS (Sistema de Gestión del Aprendizaje) con un KMS (Sistema de Gestión del Conocimiento)

La última versión de SHA se convierte en una herramienta de “Gestión de Integral de Soluciones”, un concepto innovador que simplifica la gestión del conocimiento y el aprendizaje:

SMS es el resultado de la combinación de KMS y LMS

La plataforma SHA está dirigida a todas las empresas que gestionan mucha información a diario y tienen una necesidad crítica de asegurarse de que sus equipos tengan un acceso rápido y fácil a esta información para poder compartirla (clientes, prospectos, proveedores, procesos,…).

Empresas que consideran, con razón, que el Conocimiento forma parte del Valor Intrínseco de la empresa y que es imprescindible gestionarlo para compartirlo de la forma más eficaz posible con las personas afectadas.

También es necesario que los usuarios de dicho conocimiento puedan contribuir a la mejora del mismo indicando su opinión sobre la pertinencia de la información facilitada.

SHA combina esta gestión del conocimiento con funciones avanzadas de gestión del aprendizaje dirigiendo a los usuarios a los contenidos que la organización considera importantes para realizar sus tareas de forma óptima (Coste, Calidad, Velocidad)

Los sectores de actividad que más utilizan este tipo de herramientas son generalmente los que interactúan masivamente con clientes (Customer Services, Call Center, etc.), pero todas las divisiones de una empresa que buscan optimizar su rendimiento operativo se ven afectadas:

Hemos establecido, a través de extensas discusiones con nuestros clientes y prospectos, una imagen no exhaustiva de los diferentes tipos de contenido y su volatilidad a lo largo del tiempo (un factor importante para la gestión de conocimiento)

Los documentos resaltados en la siguiente tabla son los que se citan con mayor frecuencia como contenido prioritario en los sistemas KMS y LMS

Tabla Estática
Categoría Tipos de Documentos Personal Involucrado Formato Ciclo de Vida
Políticas y Procedimientos Manuales de empleados, SOPs, directrices RRHH, Administración, Legal, Asuntos Generales PDF, Word (protegido) Medio (actualizaciones anuales)
Contratos Contratos de clientes, acuerdos con proveedores Legal, Ventas, Proveedores, Clientes PDF (protegido) Definitivo (rara vez actualizado)
Informes Financieros Balance general, cuentas de resultados, auditorías Personal Financiero, Administración XLS, PDF Medio (actualizaciones trimestrales o anuales)
Material de Marketing Folletos, campañas, presentaciones Marketing, Ventas, Comunicación, Prospectos PDF, PNG, PPT Corto (actualizaciones frecuentes)
Documentos de Diseño Planos, archivos CAD, bocetos Diseño, I+D CAD, PDF, propietario Corto (actualizaciones frecuentes)
Planes de Producción Programaciones, especificaciones, registros de calidad Producción, I+D, Clientes XLS, Word Corto (actualizaciones frecuentes)
Registros de Clientes Entradas CRM, retroalimentación de clientes Servicio al Cliente, Ventas, Clientes Exportación de base de datos XLS Medio (actualizaciones periódicas)
Material de Formación Módulos de e-learning, guías de integración RRHH, Servicio, Asuntos Generales PDF, Video, PPT Medio (revisión cada 1-3 años)
Registros de Reuniones Agendas, actas, acciones Asuntos Generales, Administración, Todos los Equipos Word, PDF Corto (ciclos de proyecto específicos)
Archivos Legales Informes de cumplimiento, registros de patentes Legal, Finanzas, I+D PDF, Word Definitivo (rara vez actualizado)
Memorandos Internos Anuncios, actualizaciones, notas Administración, Todo el Personal Email, PDF Corto (uso único)
Registros de Servicio Informes de mantenimiento, seguimiento de incidencias Servicio, Producción XLS, Word Medio (actualizaciones regulares)
Registros de Proveedores Facturas, registros de entrega, contratos Proveedores, Finanzas, Administración PDF, XLS Medio (actualizaciones periódicas)
Registros de Empleados Evaluaciones, nóminas, formularios de permiso RRHH XLS, Word Medio (actualizaciones anuales)
Informes de I+D Registros de experimentación, informes técnicos I+D, Diseño PDF, XLS Medio (revisión después del proyecto o anual)

La pregunta que más a menudo nos hacen es:

¿Cómo SHA logra ser eficiente al fusionar 2 actividades que la mayoría de las veces requieren el uso de 2 plataformas separadas. ¿Cómo introduce SHA las capacidades de LMS en una plataforma KMS de gestión de contenidos?

Es muy sencillo, gracias a 3 factores principales:

  • Considerar el contenido de la formación como un contenido estándar de “conocimiento”. Esto es así aunque sepamos que el formato, su ciclo de vida y su estructura pueden ser diferentes a otros contenidos.
  • Utilizar la dualidad Contenido/Usuario que es una de las particularidades de SHA. SHA gestiona las interacciones entre el contenido y el usuario, sin perder nunca de vista la relevancia del contenido desde el punto de vista del usuario: ¿Esta información le permitió cumplir con la tarea asignada o necesita ser mejorada?
  • Considera el aprendizaje en lugar de la formación. Los responsables de operaciones saben muy bien que la capacitación no puede tener ningún efecto, mientras que el aprendizaje tiene un impacto medible en las operaciones. Realizar un curso de formación (online o presencial) no siempre conduce a una progresión de nivel y no siempre se traduce en una mejora de los KPI, mientras que el aprendizaje (con las herramientas de control de calidad y seguimiento proporcionadas por SHA) permite cerrar el círculo y garantizar que la formación aporta el beneficio esperado.

Ya sea que su organización use un LMS o no, SHA integra fácilmente el contenido de aprendizaje (desde cursos altamente estructurados hasta resúmenes flash) y permite a los equipos de gestión garantizar que el conocimiento se adquiera (cualitativamente y a tiempo).

Si ya está utilizando herramientas de gestión del conocimiento que no tienen funciones de gestión del aprendizaje, SHA puede integrar fácilmente su contenido existente y facilitar inmediatamente su gestión del conocimiento, y puede beneficiarse inmediatamente de los beneficios de la gestión del aprendizaje para sus equipos.

Para beneficiarse de todas las ventajas de una gestión unificada de su Conocimiento Empresarial y del Aprendizaje de sus equipos, póngase en contacto con nuestros expertos, ¡ellos compartirán su amplia experiencia en este campo!

Para obtener más información sobre cómo SHA puede respaldar sus operaciones de servicio al cliente, comuníquese con nosotros:

/https://sha-saas.com/contact-us/

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Confronté au double défi de partager la connaissance de votre entreprise et de disposer d’un outil performant pour la gestion des formations ? SHA a certainement une solution pour vous.

SHA est une plateforme qui combine des fonctionnalités de Gestion de l’Apprentissage avec des outils de Gestion de la Connaissance, soit pour utiliser les termes techniques couramment utilisés : SHA propose une solution qui fusionne des fonctionnalités LMS (Learning Management System) avec un KMS (Knowledge Management System)

La dernière version de SHA devient un Système de Gestion de Solutions (Solution Management Solution) un concept innovant, qui simplifie la gestion des connaissances et de l’apprentissage :

SMS est le résultat de la combinaison de KMS et LMS

La plateforme SHA s’adresse à toutes les entreprises qui gèrent au quotidien beaucoup d’informations et ont un besoin critique de s’assurer que leurs équipes ont rapidement et facilement accès à ces informations afin de les partager (clients, prospects, fournisseurs…).

Des entreprises qui considèrent à juste titre que la Connaissance fait partie de la Valeur Intrinsèque de l’entreprise et qu’il est capital de la gérer afin de partager le plus efficacement possible avec les personnes concernées.

Il est également nécessaire que les utilisateurs de ces informations puissent contribuer à l’amélioration de ces données en indiquant leur avis sur la pertinence de l’information fournie.

SHA associe à cette gestion de la connaissance des fonctionnalités avancée de Gestion de l’Apprentissage en orientant les utilisateurs vers des contenus que l’entreprise considère comme important pour effectuer leurs tâches de façon optimale (Coût, Qualité, Vélocité)

Les secteurs d’activité les plus consommateurs de ces outils sont ceux en général ceux qui interagissent avec les clients (Services Clients, Centre d’Appels…) mais toutes les divisions d’une entreprise qui cherche à optimiser sa performance opérationnelle sont concernées :

Nous avons établi, en échangeant longuement avec nos clients et prospects, un tableau non exhaustif des différents types de contenus et de leur volatilité dans le temps (facteur important pour la gestion du contenu)

Les documents mis en avant dans ce tableau (en vert) sont ceux que l’on retrouve les plus souvent cités comme contenus prioritaire dans les systèmes de KMS et LMS.

Tableau Statique
Catégorie Types de Documents Personnel Concerné Format Cycle de Vie
Politiques & Procédures Manuels des employés, SOPs, directives RH, Administration, Juridique, Affaires Générales PDF, Word (protégé) Moyen (mises à jour annuelles)
Contrats Contrats clients, accords fournisseurs Juridique, Ventes, Fournisseurs, Clients PDF (protégé) Définitif (rarement mis à jour)
Rapports Financiers Bilan, comptes de résultats, audits Personnel Financier, Administration XLS, PDF Moyen (mises à jour trimestrielles ou annuelles)
Matériel Marketing Brochures, campagnes, présentations Marketing, Ventes, Communication, Prospects PDF, PNG, PPT Court (mises à jour fréquentes)
Documents de Conception Plans, fichiers CAD, ébauches Conception, R&D CAD, PDF, propriétaire Court (mises à jour fréquentes)
Plans de Production Plannings, spécifications, logs de qualité Production, R&D, Clients XLS, Word Court (mises à jour fréquentes)
Dossiers Clients Entrées CRM, retours clients Personnel Service Client, Ventes, Clients Export base de données XLS Moyen (mises à jour périodiques)
Matériel de Formation Modules e-learning, guides d’intégration RH, Personnel Service, Affaires Générales PDF, Vidéo, PPT Moyen (révision tous les 1-3 ans)
Comptes-Rendus de Réunion Agendas, comptes-rendus, actions Affaires Générales, Administration, Toutes Équipes Word, PDF Court (cycles de projet spécifiques)
Dossiers Juridiques Rapports de conformité, dépôts de brevets Juridique, Personnel Financier, R&D PDF, Word Définitif (rarement mis à jour)
Mémos Internes Annonces, mises à jour, notes Administration, Tout le Personnel Email, PDF Court (utilisation unique)
Journaux de Service Rapports de maintenance, suivi des incidents Personnel Service, Production XLS, Word Moyen (mises à jour régulières)
Dossiers Fournisseurs Factures, journaux de livraison, contrats Fournisseurs, Personnel Financier, Administration PDF, XLS Moyen (mises à jour périodiques)
Dossiers Employés Évaluations, paie, formulaires de congé Personnel RH XLS, Word Moyen (mises à jour annuelles)
Rapports R&D Journaux d’expérimentation, rapports techniques R&D, Conception PDF, XLS Moyen (révision après projet ou annuelle)

La question que nos prospects nous posent le plus souvent est

Comment SHA parvient à être performant en fusionnant 2 activités qui la plupart du temps requiert l’utilisation de 2 plateformes distinctes. Comment SHA introduit des fonctionnalités LMS dans une plateforme KMS de gestion de contenu ?

C’est très simple, grâce à 3 facteurs principaux :

  • Considérer le contenu de formation comme un contenu « connaissance » standard. Et ceci même si l’on sait que le format, son cycle de vie et sa structure peut être différent d’un autre contenu.
  • Utiliser la dualité Contenu/Utilisateur qui est une des particularités de SHA. SHA gère les interactions entre le contenu et l’utilisateur, en ne perdant jamais de vue la pertinence du contenu du point de vue de l’utilisateur : Est-ce que cette information lui a permis d’accomplir la tâche qui lui est confiée ou nécessite-t-elle d’être améliorée ?
  • Considérer l’apprentissage plutôt que la formation. Les responsables opérationnels savent très bien que la Formation peut être sans effet alors que l’Apprentissage a un impact mesurable sur les opérations. Suivre une formation (en ligne ou en classe) n’aboutit pas toujours à une progression du niveau et ne résulte pas toujours à une amélioration des KPIs alors que l’apprentissage (avec les outils de contrôle et de suivi qualité fournis par SHA) permet de boucler la boucle et s’assurer que la formation apporte le bénéfice attendu.

Que votre organisation utilise déjà un LMS ou pas, SHA intègre très facilement le contenu destiné à l’apprentissage (du cours très structuré jusqu’au flash brief) et permet aux équipes de managers de s’assurer de la bonne acquisition (qualitativement et dans les temps impartis) du savoir.

Si vous utilisez déjà des outils de Gestion de Connaissance qui ne disposent pas des fonctionnalités de Gestion d’Apprentissage, SHA peut facilement intégrer votre contenu existant et immédiatement faciliter votre Gestion de Connaissance, et vous pourrez en plus bénéficier immédiatement des avantages d’une Gestion d’Apprentissage pour vos équipes.

Pour bénéficier de tous les avantages d’une gestion unifiée de votre Connaissance d’entreprise et de l’Apprentissage de vos équipes contactez nos experts, ils vous feront profiter de leur vaste expérience dans ce domaine !

SHA: un système de gestion des connaissances conçu et développé par des experts du service client qui ont apporté leur vision et leur expérience opérationnelle pour concevoir un système qui améliore l’expérience client, l’expérience du personnel et réduit le coût du service !

Pour plus d’informations sur la façon dont SHA peut transformer vos opérations, contactez-nous: 

/https://sha-saas.com/contact-us/

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Faced with the challenge of sharing company knowledge and finding a high-performance training monitoring tool? SHA has a solution for you!



SHA is a platform that combines Learning Management functionalities with Knowledge
Management tools, or in simpler terms: SHA offers a solution that merges LMS (Learning Management System) functionalities with a KMS (Knowledge Management System).

Introducing Solution Management System (SMS) by SHA, a new concept that simplifies Knowledge and Learning Management:

SMS is the result of combining KMS and LMS.

The SHA platform is for companies that handle a lot of information daily and need to ensure quick and easy access for their teams to share it with customers, prospects, suppliers, etc. These companies understand that knowledge is an essential part of their value and must be managed effectively. Users should also be able to contribute to improving the data by providing their opinions on its relevance.

SHA combines Knowledge Management with advanced Learning Management features by directing users to important content for optimal task performance (Cost, Quality, Velocity).

The sectors that benefit most from these tools are those that interact with customers (Customer Services, Call Center, etc.), but all divisions of a company seeking operational performance optimization are involved.

Through extensive discussions with our customers and prospects, we have identified the different types of content and their volatility over time (an important factor for content management).

The documents are the ones most frequently cited as priority content in KMS and LMS.

Tableau Statique
Category Types of Documents Activity Staff Format LifeCycle
Policies & Procedures Employee handbooks, SOPs, guidelines HR, Admin, Legal, General Affairs PDF, Word (protected) Medium (annual updates)
Contracts Client contracts, vendor agreements Legal, Sales, Providers, Customers PDF (protected) Definitive (rarely updated)
Financial Reports Balance sheets, income statements, audits Financial Staff, Admin XLS, PDF Medium (quarterly or annual updates)
Marketing Materials Brochures, campaigns, presentations Marketing, Sales, Communication, Prospects PDF, PNG, PPT Short (frequent updates)
Design Documents Blueprints, CAD files, design drafts Design, R&D CAD, PDF, proprietary Short (frequent updates)
Production Plans Schedules, specifications, quality logs Production, R&D, Customers XLS, Word Short (frequent updates)
Customer Records CRM entries, customer feedback CS Staff, Sales, Customers XLS Database export Medium (periodic updates)
Training Materials E-learning modules, onboarding guides HR, Service Staff, General Affairs PDF, Video, PPT Medium (review every 1-3 years)
Meeting Records Agendas, minutes, action items General Affairs, Admin, All Teams Word, PDF Short (specific project cycles)
Legal Filings Compliance reports, patent filings Legal, Financial Staff, R&D PDF, Word Definitive (rarely updated)
Internal Memos Announcements, updates, notices Admin, All Staff Email, PDF Short (one-time use)
Service Logs Maintenance reports, issue tracking Service Staff, Production XLS, Word Medium (regular updates)
Supplier Records Invoices, delivery logs, contracts Providers, Financial Staff, Admin PDF, XLS Medium (periodic updates)
Employee Records Performance reviews, payroll, leave forms HR Staff XLS, Word Medium (yearly updates)
R&D Reports Experiment logs, technical reports R&D, Design PDF, XLS Medium (review post-project or annually)

Key Highlights:                                              

Formats:

  • The document format often balances usability (e.g., Excel for analysis, PDF for sharing) and security (protected formats for sensitive information).                                              

Life Cycle:                                                       

  • Short: Updated frequently due to dynamic needs, e.g., marketing materials, production plans.                                                       
  • Medium: Updated periodically based on cycles, e.g., training materials, financial reports.                                                 
  • Definitive: Rarely updated, often for records with legal significance, e.g., contracts, legal filings

The most common question our prospects ask is how SHA manages to be efficient by merging two activities that usually require separate platforms.

How does SHA introduce LMS capabilities into a content management KMS platform?

It’s simple, thanks to three main factors:

  • Consider training content as standard “knowledge” content, even if the format, life cycle, and structure may differ from other content.
  • Use the Content/User duality, which is one of SHA’s unique features. SHA manages the interactions between content and users, always considering the relevance of the content from the user’s perspective. Did the information help them complete their tasks, or does it need improvement?
  • Focus on apprenticeship rather than training. Operational managers know that training doesn’t always have an impact, but learning does. Taking a training course doesn’t always lead to progress or improved KPIs, whereas learning with SHA’s quality control and monitoring tools ensures that training brings the expected benefits.

Whether your organization already uses an LMS or not, SHA easily integrates learning content, from structured courses to flash briefs, and helps management teams ensure knowledge acquisition.

If you’re already using Knowledge Management tools without Learning Management features, SHA can easily integrate your existing content and facilitate Knowledge Management while providing the benefits of Learning Management for your teams.

To experience the advantages of unified Business Knowledge and team Learning management, contact our Solution Management System experts. They will share their extensive experience in this field!

SHA is a Knowledge Management System designed and developed by experienced seasoned Customer Service experts who have brought their vision and daily operational experience to deliver a system that enhances Customer Experience, improves Staff Experience, and reduces the cost of service!

For more information on how SHA can support your Customer Service Operations get in touch with us:

/https://sha-saas.com/contact-us/