Tag: Gestion de Connaissance

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Confronté au double défi de partager la connaissance de votre entreprise et de disposer d’un outil performant pour la gestion des formations ? SHA a certainement une solution pour vous.

SHA est une plateforme qui combine des fonctionnalités de Gestion de l’Apprentissage avec des outils de Gestion de la Connaissance, soit pour utiliser les termes techniques couramment utilisés : SHA propose une solution qui fusionne des fonctionnalités LMS (Learning Management System) avec un KMS (Knowledge Management System)

La dernière version de SHA devient un Système de Gestion de Solutions (Solution Management Solution) un concept innovant, qui simplifie la gestion des connaissances et de l’apprentissage :

SMS est le résultat de la combinaison de KMS et LMS

La plateforme SHA s’adresse à toutes les entreprises qui gèrent au quotidien beaucoup d’informations et ont un besoin critique de s’assurer que leurs équipes ont rapidement et facilement accès à ces informations afin de les partager (clients, prospects, fournisseurs…).

Des entreprises qui considèrent à juste titre que la Connaissance fait partie de la Valeur Intrinsèque de l’entreprise et qu’il est capital de la gérer afin de partager le plus efficacement possible avec les personnes concernées.

Il est également nécessaire que les utilisateurs de ces informations puissent contribuer à l’amélioration de ces données en indiquant leur avis sur la pertinence de l’information fournie.

SHA associe à cette gestion de la connaissance des fonctionnalités avancée de Gestion de l’Apprentissage en orientant les utilisateurs vers des contenus que l’entreprise considère comme important pour effectuer leurs tâches de façon optimale (Coût, Qualité, Vélocité)

Les secteurs d’activité les plus consommateurs de ces outils sont ceux en général ceux qui interagissent avec les clients (Services Clients, Centre d’Appels…) mais toutes les divisions d’une entreprise qui cherche à optimiser sa performance opérationnelle sont concernées :

Nous avons établi, en échangeant longuement avec nos clients et prospects, un tableau non exhaustif des différents types de contenus et de leur volatilité dans le temps (facteur important pour la gestion du contenu)

Les documents mis en avant dans ce tableau (en vert) sont ceux que l’on retrouve les plus souvent cités comme contenus prioritaire dans les systèmes de KMS et LMS.

Tableau Statique
Catégorie Types de Documents Personnel Concerné Format Cycle de Vie
Politiques & Procédures Manuels des employés, SOPs, directives RH, Administration, Juridique, Affaires Générales PDF, Word (protégé) Moyen (mises à jour annuelles)
Contrats Contrats clients, accords fournisseurs Juridique, Ventes, Fournisseurs, Clients PDF (protégé) Définitif (rarement mis à jour)
Rapports Financiers Bilan, comptes de résultats, audits Personnel Financier, Administration XLS, PDF Moyen (mises à jour trimestrielles ou annuelles)
Matériel Marketing Brochures, campagnes, présentations Marketing, Ventes, Communication, Prospects PDF, PNG, PPT Court (mises à jour fréquentes)
Documents de Conception Plans, fichiers CAD, ébauches Conception, R&D CAD, PDF, propriétaire Court (mises à jour fréquentes)
Plans de Production Plannings, spécifications, logs de qualité Production, R&D, Clients XLS, Word Court (mises à jour fréquentes)
Dossiers Clients Entrées CRM, retours clients Personnel Service Client, Ventes, Clients Export base de données XLS Moyen (mises à jour périodiques)
Matériel de Formation Modules e-learning, guides d’intégration RH, Personnel Service, Affaires Générales PDF, Vidéo, PPT Moyen (révision tous les 1-3 ans)
Comptes-Rendus de Réunion Agendas, comptes-rendus, actions Affaires Générales, Administration, Toutes Équipes Word, PDF Court (cycles de projet spécifiques)
Dossiers Juridiques Rapports de conformité, dépôts de brevets Juridique, Personnel Financier, R&D PDF, Word Définitif (rarement mis à jour)
Mémos Internes Annonces, mises à jour, notes Administration, Tout le Personnel Email, PDF Court (utilisation unique)
Journaux de Service Rapports de maintenance, suivi des incidents Personnel Service, Production XLS, Word Moyen (mises à jour régulières)
Dossiers Fournisseurs Factures, journaux de livraison, contrats Fournisseurs, Personnel Financier, Administration PDF, XLS Moyen (mises à jour périodiques)
Dossiers Employés Évaluations, paie, formulaires de congé Personnel RH XLS, Word Moyen (mises à jour annuelles)
Rapports R&D Journaux d’expérimentation, rapports techniques R&D, Conception PDF, XLS Moyen (révision après projet ou annuelle)

La question que nos prospects nous posent le plus souvent est

Comment SHA parvient à être performant en fusionnant 2 activités qui la plupart du temps requiert l’utilisation de 2 plateformes distinctes. Comment SHA introduit des fonctionnalités LMS dans une plateforme KMS de gestion de contenu ?

C’est très simple, grâce à 3 facteurs principaux :

  • Considérer le contenu de formation comme un contenu « connaissance » standard. Et ceci même si l’on sait que le format, son cycle de vie et sa structure peut être différent d’un autre contenu.
  • Utiliser la dualité Contenu/Utilisateur qui est une des particularités de SHA. SHA gère les interactions entre le contenu et l’utilisateur, en ne perdant jamais de vue la pertinence du contenu du point de vue de l’utilisateur : Est-ce que cette information lui a permis d’accomplir la tâche qui lui est confiée ou nécessite-t-elle d’être améliorée ?
  • Considérer l’apprentissage plutôt que la formation. Les responsables opérationnels savent très bien que la Formation peut être sans effet alors que l’Apprentissage a un impact mesurable sur les opérations. Suivre une formation (en ligne ou en classe) n’aboutit pas toujours à une progression du niveau et ne résulte pas toujours à une amélioration des KPIs alors que l’apprentissage (avec les outils de contrôle et de suivi qualité fournis par SHA) permet de boucler la boucle et s’assurer que la formation apporte le bénéfice attendu.

Que votre organisation utilise déjà un LMS ou pas, SHA intègre très facilement le contenu destiné à l’apprentissage (du cours très structuré jusqu’au flash brief) et permet aux équipes de managers de s’assurer de la bonne acquisition (qualitativement et dans les temps impartis) du savoir.

Si vous utilisez déjà des outils de Gestion de Connaissance qui ne disposent pas des fonctionnalités de Gestion d’Apprentissage, SHA peut facilement intégrer votre contenu existant et immédiatement faciliter votre Gestion de Connaissance, et vous pourrez en plus bénéficier immédiatement des avantages d’une Gestion d’Apprentissage pour vos équipes.

Pour bénéficier de tous les avantages d’une gestion unifiée de votre Connaissance d’entreprise et de l’Apprentissage de vos équipes contactez nos experts, ils vous feront profiter de leur vaste expérience dans ce domaine !

SHA: un système de gestion des connaissances conçu et développé par des experts du service client qui ont apporté leur vision et leur expérience opérationnelle pour concevoir un système qui améliore l’expérience client, l’expérience du personnel et réduit le coût du service !

Pour plus d’informations sur la façon dont SHA peut transformer vos opérations, contactez-nous: 

/https://sha-saas.com/contact-us/

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Gestion de la connaissance dans les organisations internationales 

Il est à présent reconnu que la mise en place d’une Gestion de la Connaissance en Entreprise joue un rôle critique dans la création de valeur, chaque équipe et chaque individu ayant un impact direct sur la performance de l’organisation. Ces effets bénéfiques prennent une autre dimension si l’on se place dans un contexte international, ce qui est de plus en plus le cas pour les entreprises.

Pour les organisations multinationales, la Gestion de Connaissance offre de multiples bénéfices qui contribuent à l’efficacité, à l’innovation et à la compétitivité globale de l’entreprise. Sans même évoquer le débat sur comment positionner le curseur de la centralisation, l’utilisation d’une plateforme commune pour la Gestion de Connaissance est primordiale.

Sans rentrer dans l’exhaustivité des bénéfices apportés, nous allons nous focaliser sur les avantages qu’apporte une Gestion Globale de la Connaissance d’Entreprise :

1) UNE ORGANISATION.

Bien que rarement perçus par les structures strictement locales, les bénéfices associes à une Gestion Globale de la Connaissance peut se décliner de la façon suivante :

  • Homogénéité des processus : tous les employés suivent les mêmes politiques et procédures, ce qui garantit l’uniformité et la qualité du produit/service.
  • Normalisation et meilleures pratiques : mise en œuvre facile de normes et de pratiques communes au niveau mondial.
  • « Local Touch » : l’utilisation d’une plateforme de gestion appropriée permet la « localisation » des connaissances, s’intégrant parfaitement dans le suivi et le « reporting ».

2) AMÉLIORATION DE L’INNOVATION : QUI SAIT PLUS et MIEUX, PARTAGE PLUS et MIEUX

En principe, les connaissances peuvent être créées de manière centralisée, mais leur amélioration se fera également de manière décentralisée, en fonction de l’expérience.

  • Optimisation des ressources : facilite l’identification et la mobilisation d’experts et de talents au niveau mondial pour résoudre des problèmes spécifiques ou des projets stratégiques.
  • Partage : Facilite l’échange d’idées, d’innovations et de meilleures pratiques entre les différentes parties de l’organisation, favorisant une culture d’apprentissage continu.
  • Collaboration mondiale : améliore la collaboration entre les équipes de différents pays, ce qui peut conduire à des solutions plus créatives et innovantes.
  • Économies d’échelle : réduire les coûts d’exploitation en consolidant les fonctions et les ressources, en éliminant les redondances et en tirant parti de la technologie.

3) ADAPTABILITÉ ET RAPIDITÉ DE RÉPONSE.

Si en local, la performance des outils numériques est critique pour leur acceptabilité par les équipes d’une entreprise, il apparait évident que ce facteur performance se retrouve encore plus sensible en environnement international. Un système de Gestion de Connaissance Global se doit de fournir :

  • Facilite l’adaptation aux changements de l’environnement commercial mondial d’une manière plus agile et cohérente.
  • Vitesse de diffusion : Permet la communication instantanée des changements apportés aux politiques, aux procédures ou à toute autre information pertinente.
  • Gestion de crise : Permet une réponse coordonnée et efficace aux situations de crise, en intégrant des protocoles et des plans d’action dans le système de gestion des connaissances.

4) DÉVELOPPEMENT ORGANISATIONNEL.

Le développement et la rétention active des personnes et des équipes est vital pour garantir la survie à long terme des entreprises, car ils leur permettront de s’adapter aux changements auxquels elles seront confrontées au fil du temps.

  • Formation et perfectionnement : facilite la mise en œuvre de programmes de formation et de perfectionnement professionnel, gérés collectivement ou individuellement, qui renforcent le perfectionnement professionnel.
  • Rétention des talents : aide à retenir les connaissances au sein de l’organisation, même en cas de roulement de personnel, en disposant d’une plateforme d’information et d’expérience.
  • Respect des différences culturelles et des spécificités locales sur  les modes et règles d’apprentissage. Cela est possible avec une plateforme de Gestion de la Connaissance d’Entreprise Globale.

5) CONTRÔLE ET SÉCURITÉ

Au même titre que la performance, les aspects contrôle et sécurité d’outils numériques réclament une vigilance totale en environnement global :

  • Gestion de la qualité : permet une supervision plus stricte et centralisée des processus de qualité, minimisant les risques et maximisant la conformité réglementaire.
  • Protection des données : Assure une gestion plus sûre et contrôlée des informations sensibles, conformément aux réglementations internationales en matière de protection des données.
  • Analyse centralisée : Améliore la capacité d’analyse et de surveillance de l’organisation grâce à des données consolidées, permettant une meilleure identification des tendances et des opportunités.

Pour plus d’information, contactez nous sur: /https://sha-saas.com/contact-us/